Tentang Komunikasi Bisnis

Bahasan Sepintas Tentang Komunikasi Bisnis

Komunikasi adalah proses pengiriman, penerimaan dan pemahaman gagasan atau perasaan dalam bentuk pesan verbal atau nonverbal secara disengaja atau tidak disengaja. Proses itu melibatkan komunikator, komunikan, pesan, gagasan dan perasaan, serta efek. Sedangkan bisnis adalah seluruh kegiatan komersial dan industrial yang menghasilkan barang dan jasa untuk meningkatkan dan memelihara kualitas hidup kita.

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal-sinyal tertentu guna mencapai tujuan organisasi/lembaga. Dengan demikian, ada 6 unsur pokok dalam kegiatan komunikasi bisnis, yakni (1) tujuan, (2) pertukaran, (3) gagasan, (4) saluran personal atau impersonal, (5) simbol atau sinyal, dan (6) pencapaian tujuan organisasi.

Variabel-variabel Komunikasi Bisnis

Kerangka kerja yang dapat dipergunakan untuk mengidentifikasi variabel komunikasi bisnis dapat meminjam Formula Lasswell dengan memberikan tambahan variabel konteks. Variabel-variabel tersebut adalah (1) variabel sumber yang berkaitan dengan kredibilitas sumber yang berdimensi keahlian, kepercayaan dan dinamisme, (2) variabel penerima yang berkaitan dengan karakteristik komunikan berdasarkan aspek fisiologis, psikologis dan sosiologis, (3) variabel pesan, yang berupa pesan verbal dan nonverbal, (4) variabel konteks yang terdiri dari konteks psikologis dan fisikal, (5) variabel saluran, yang penggunaannya ditentukan oleh variabel penerima dan pesan, dan (6) variabel efek, yang digunakan untuk mengukur tingkat keberhasilan kegiatan atau proses komunikasi.

Komunikasi Dalam Manajemen Bisnis

Tujuan organisasi bisnis adalah untuk meningkatkan kualitas hidup masyarakat. Sebagai sebuah kegiatan bisnis, organisasi bisnis pun bertujuan untuk mendapatkan keuntungan. Keuntungan dan peningkatan kualitas hidup masyarakat itu diperoleh melalui cara yang legal dengan menyediakan kebutuhan barang dan jasa masyarakat.

Elemen-elemen organisasi bisnis dapat dibagi dua menjadi elemen eksternal dan elemen internal. Elemen internal berada di dalam organisasi bisnis yang mencakup mulai dari pemilik perusahaan, manajemen, sampai karyawan. Sedangkan elemen eksternal adalah lembaga-lembaga yang secara langsung maupun berpengaruh pada organisasi/lembaga bisnis, seperti lembaga pemerintah, pemasok, pelanggan dan penyalur.

Fungsi komunikasi dalam manajemen adalah sebagai alat untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan para pelaku bisnis. Fungsi komunikasi ini mengikuti juga fungsi-fungsi manajemen yakni perencanaan, pengorganisasian, actuating dan pengawasan. Komunikasi dalam bisnis sangat penting untuk mendapatkan informasi dan mempengaruhi.

Kegiatan komunikasi dalam manajemen amat bergantung pada iklim komunikasi di dalam organisasi/lembaga bisnis. Iklim komunikasi ini amat dipengaruhi gaya manajemen. Ada 4 gaya manajemen, yakni (1) gaya direktif, (2) gaya pelatih, (3) gaya superotif, dan (4) gaya pendelegasian. Akan tetapi, dalam manajemen mutakhir ada gaya yang sedang menjadi tren, yakni gaya partisipatif.

Proses Komunikasi Bisnis

Dalam komunikasi bisnis dikenal tiga level komunikasi, yakni komunikasi massa, komunikasi kelompok dan komunikasi interpersonal. Komunikasi massa dalam komunikasi bisnis diperlukan untuk menyampaikan pesan kepada publik dan menerima pesan dari publik. Agar komunikasi bisnis pada level komunikasi massa berjalan dengan efektif perlu mengetahui karakteristik komunikasi massa, yakni (1) sumbernya terlembagakan, (2) pesannya bersifat publik, (3) medianya bersifat simultan dan periodik, (4) khalayak heterogen, anonim dan tersebar, serta (5) efeknya tidak seketika.

Komunikasi kelompok dalam komunikasi bisnis bentuknya sangat bergantung pada jenis kelompok yang dibentuk. Ada beberapa jenis kelompok, seperti (1) kelompok kerja, (2) focus group, (3) komite, (4) konferensi media, (5) rapat publik. Kegiatan komunikasi bisnis pada level komunikasi kelompok ini amat dipengaruhi budaya.

Komunikasi bisnis juga berlangsung dalam level komunikasi interpersonal. Komunikasi interpersonal ini merupakan kegiatan memunculkan makna melalui pertukaran pesan. Agar kita memanfaatkan komunikasi interpersonal ini dengan baik kita harus mengingat 10 prinsip komunikasi bisnis. Juga harus mempertimbangkan proses simplifikasi dan abstraksi saat mengubah gagasan menjadi pesan. Dalam menyampaikan pesan tersebut, kita juga harus memperhatikan siapa penerima pesan tadi.

Fungsi Komunikasi Bisnis

Dalam aktivitas komunikasi bisnis, kita tidak hanya sekadar menyampaikan pesan kepada khalayak bisnis internal maupun eksternal. Aktivitas ini dapat digunakan untuk fungsi informatif. Suatu fungsi yang digunakan tidak hanya untuk merubah domain kognitif khalayak sebatas perubahan pengetahuan, tetapi juga memberikan pilihan-pilihan, mengurangi ketidakpastian dan merubah keadaan bisnis yang sedang Anda lakukan begitu pula dalam membuat keputusan. Fungsi kedua adalah fungsi persuasif atau motivatif, di mana komunikasi dapat digunakan untuk mempengaruhi orang lain melalui treatment tertentu agar orang lain bertindak seperti apa yang kita inginkan. Fungsi ketiga adalah fungsi kontrol, mengendalikan dan mengawasi, untuk menjalankan secara efektif fungsi ini adalah dengan membuka Feed back loop atau saluran umpan balik dalam aktivitas komunikasi bisnis baik secara individual maupun secara organisasional bagi setiap individu yang terdiri dari tiga jenis yaitu, umpan balik informatif, umpan balik korektif dan umpan balik peneguhan. Fungsi keempat adalah fungsi emotif, di mana komunikasi digunakan sebagai alat ekspresi emosi yang berorientasi kepada penerimaan isi pesan yang disampaikan.

Komunikasi Internal dalam Komunikasi Bisnis

Seorang pelaku bisnis dalam kegiatan bisnisnya harus bisa membina hubungan yang baik melalui aktivitas komunikasi dengan (1) pemilik, (2) manajemen, dan (3) karyawan. Sebab ketiga sasaran yang berada di dalam lingkungan organisasi/lembaga bisnis tersebut sangat berperan dan menentukan keberhasilan bisnis.

Cara komunikasi yang digunakan dalam komunikasi internal, dapat berupa komunikasi lisan, tulisan, audiovisual atau gabungan ketiganya. Sedangkan arus yang terbaik adalah arus komunikasi 2 arah sehingga pelaku komunikasi bisnis harus berani untuk membuka saluran komunikasi baik formal maupun informal, hal tersebut mengingat adanya kelemahan komunikasi internal dalam komunikasi bisnis, yaitu pesan biasanya didominasi oleh pihak manajemen, atau bahkan komunikasi berjenjang sehingga akibatnya pesan komunikasi sering terjadi pengurangan/penyimpangan.

Komunikasi Eksternal dalam Komunikasi Bisnis

Ruang lingkup komunikasi eksternal dalam komunikasi bisnis mencakup komunikasi dengan pelanggan, penyalur, pemasok, dan agen regulator. Keempat kelompok yang berada di luar organisasi/lembaga bisnis memiliki kepentingan untuk kelangsungan bisnis. Kelompok tersebut selain menghidupi juga dihidupi oleh organisasi/lembaga bisnis. Kelompok tersebut menentukan kemajuan bisnis sehingga hubungan baik dengan kelompok ini harus dijaga dan dipertahankan dan ditingkatkan, melalui kualitas dan kuantitas komunikasi.

Kelompok ini memiliki kepentingan yang tidak sama, misalnya pelanggan yang memiliki hak untuk memilih dan menentukan produk yang akan digunakan. Sedangkan penyalur adalah kelompok yang memiliki jaringan distribusi mereka hanya mau menyalurkan produk yang dikehendaki pelanggan. Pemasok menginginkan adanya transaksi dengan organisasi lembaga bisnis yang memuaskan, sedangkan agen regulator, menginginkan adanya kepatuhan terhadap peraturan.

Analisis Khalayak Komunikasi Bisnis

Mengenali siapa khalayak komunikasi sangat penting. Pengenalan khalayak itu diperlukan untuk ketiga level komunikasi bisnis, yakni komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok dan komunikasi massa. Pada level komunikasi interpersonal identifikasi khalayak relatif lebih mudah dilakukan, begitu juga pada level komunikasi kelompok. Namun pada level komunikasi massa, identifikasi khalayak hanya bisa kita lakukan berdasarkan kategorisasi-kategorisasi tertentu. Namun, kategorisasi tersebut dapat juga digunakan untuk mengidentifikasi khalayak dalam komunikasi kelompok.

Identifikasi khalayak bisa dilakukan berdasarkan aspek (1) demografis, (2) lokasi geografis, dan (3) psikodemografis. Dapat juga dilakukan melalui pendekatan postur mental khalayak yang biasanya membagi khalayak menjadi dua kelompok, yakni (1) manusia abstrak dan (2) manusia konkret.

Untuk mengidentifikasi khalayak bisa juga dilakukan melalui motif dan kebutuhan khalayak yang melihat manusia sebagai khalayak dengan 3 komponen, yakni komponen afektif, komponen kognitif, dan komponen konatif. Berdasarkan hal tersebut, kemudian kita bisa mengetahui kebutuhan manusia yang bersifat biologis dan sosiogenis. Salah satu teori motif dan kebutuhan yang populer adalah hierarki kebutuhan Abraham Maslow, meliputi (1) kebutuhan biologis, (2) kebutuhan akan rasa aman, (3) kebutuhan akan keterikatan dan cinta kasih, (4) kebutuhan akan penghargaan, (5) kebutuhan akan aktualisasi diri. Sedangkan David McLeland melihat ada 3 kebutuhan manusia, yakni (1) kebutuhan untuk berprestasi, (2) kebutuhan akan kasih sayang, dan (3) kebutuhan berkuasa.